电子账簿保存法（电账法）是一部规定了将账簿、发票等国税相关文件以电子数据形式保存时规则的法律。特别是“电子交易数据保存”自2024年1月起成为义务，所有个人事业主、法人均在适用范围内。不过，小规模事业者要做的事情很简单。本文将附上国税厅出处，通俗易懂地梳理“到底该做什么”。
① 电账法有3个制度。“电子账簿等保存”“扫描保存”为任意，只有“电子交易数据保存”为义务（2024年1月起）[国税厅]。
② 属于义务的是通过邮件或网络收到／发送的发票、收据、订单等“电子数据”。要将其以数据形式保存（仅打印成纸张保存是不行的）。
③ 需要做到的是(A)防篡改和(B)可检索的状态。
④ 若基准期间的销售额在5,000万日元以下，则无需满足检索要件。此外，在具有“相当理由”的情况下还有宽限措施[国税厅]。
⑤ 自2027年（令和9年）1月起，以满足一定要件的系统收发并保存的电子交易数据，将不再适用重加算税加征10%，个人事业主的蓝色申报特别扣除提高到75万日元（两者都需要事先提交申报书）[国税厅 令和8年6月]。
3个类别的梳理：是义务还是任意
| 类别 | 对象 | 国税厅的表述 |
|---|---|---|
| ① 电子账簿等保存 | 将用会计软件等制作的账簿、决算书以数据保存 | 仅希望者（任意） |
| ② 扫描保存 | 将以纸张收到的收据、发票扫描保存 | 仅希望者（任意） |
| ③ 电子交易数据保存 | 以数据形式收发的发票、收据、订单等 | 法人・个人事业主需要应对（2024年1月起） |
国税厅的宣传册也是这样区分表述的：①②为“仅希望者”，只有③是“法人・个人事业主需要应对”[国税厅 令和8年6月]。也就是说，以纸张收到的收据仍可像以往一样保持纸张形式保存即可（扫描为任意）。被义务化的只有③[国税厅 制度概要]。
③的依据是电子账簿保存法第7条。所得税（不含源泉征收的所得税）与法人税的保存义务人，在进行电子交易时，必须在一定要件下保存该交易信息的电磁记录[国税厅 制度概要]。
作为义务的“电子交易”是什么？
将发票、收据、订单、合同等以电子数据形式往来的，即为“电子交易”。国税厅的定义是：将订单、合同、送货单、收据、报价单等通常记载的交易信息以电磁方式进行授受的交易。包括企业间的数据交换交易、通过互联网的交易、以电子邮件（含附件）进行的授受，以及通过网站进行的授受等[国税厅 制度概要]。例如下列这些。
- 通过邮件以PDF形式送达的发票、收据
- Amazon、乐天等网络购物的购买记录、收据（需下载的）
- 信用卡或交通IC卡的使用明细（网页）、各类云服务的发票
这些自2024年1月起，需要以数据形式保存。截至2023年底为止，“打印成纸张保存”也曾被认可，但该过渡措施（宽宥措施）已经结束[国税厅]。
保存所需的2项要件
(A) 防篡改（真实性）
满足下列任意一项即可[国税厅]。
- 附加时间戳
- 以能保留订正・删除历史（或无法订正删除）的系统保存
- 制定并运行“事务处理规程”（国税厅公开了Word模板。是可零成本应对、最简便的方法）
(B) 可检索的状态（可视性）
原则上，要能够通过①交易年月日・金额・交易对象检索／②日期或金额的范围指定／③两个以上项目的组合来检索[国税厅]。也可以采用将文件名统一为“20260610_5万日元_〇〇商事”这样的形式，并用电子表格软件制作索引的方法来应对。
| 要件 | 满足方式 |
|---|---|
| 真实性的确保 （任选其一） | 接收已附加时间戳的数据／接收后尽快附加时间戳／以能保留订正删除历史（或无法订正删除）的系统进行授受与保存／制定、运行并备置防篡改的事务处理规程 |
| 可视性的确保 | 备置显示器・打印机等，并能以“日期・金额・交易对象”检索（还需范围指定与组合检索；但只要能应下载要求，这两项即不需要） |
另外，基准期间（2年（期）前）的销售额在5,000万日元以下的事业者，只要能够应对下载数据的要求，就完全无需满足检索要件[国税厅 令和8年6月]。
小规模事业者的负担减轻（特例・宽限）
- 检索要件的免除：基准期间（2年（期）前）的销售额在5,000万日元以下的事业者，只要能够应税务人员下载数据的要求，就无需满足检索要件[国税厅 令和8年6月]。
- 宽限措施（永久）：对于未能遵从保存要件一事，若所辖税务署长认定存在“相当理由”，且在税务调查时能够同时应对①数据下载的要求与②打印出来的书面的出示・提交要求，则只要把数据保存下来就可以，无需满足防篡改・检索要件[国税厅 令和6年11月]。无需事先申报，“人手不足”“系统建设资金不足”“系统建设来不及”等也被认定为相当理由[国税厅 令和6年11月]。
对于许多个人事业主・小规模法人来说，只需“按既定规则将数据以文件夹形式保存，并备好事务处理规程”，在实务上就足够了。
账簿・文件要保存到什么时候？
保存期间因法人与个人、蓝色申报与白色申报而不同。即使按电账法的要件以数据形式保存，期间也如下表所示。
| 类别 | 保存期间 |
|---|---|
| 法人 | 账簿以及就该事业年度的交易所制作・收到的文件，须自确定申报书提交期限的次日起保存7年。产生蓝色结转亏损的事业年度，以及未提交蓝色申报书且产生灾害损失金额的事业年度为10年[国税厅 No.5930] |
| 个人・白色申报 | 法定账簿7年／任意账簿5年／盘存表等决算相关文件5年／发票・送货单・运单・收据等文件5年[国税厅 No.2080] |
| 个人・蓝色申报 | 账簿・文件原则上保存7年。但国税厅表示“视文件而定，也有5年即可的”，发票・报价单・送货单・运单等属于5年即可的文件[国税厅 No.2070] |
与上述保存期间不同，将电子交易数据以数据形式保存的义务，不论法人还是个人（蓝色・白色）、也不论事业规模，都一律适用。仅把打印件在保存期间内留着，并不满足要件[国税厅 制度概要]。
不应对会怎样？
如果没有妥善保存电子交易数据，可能成为蓝色申报核准被撤销的对象，此外若存在伪装・隐瞒，则会被加征10%的重加算税等，存在这些风险。国税厅对加征的理由说明为：与保存纸质文件相比，电子交易数据“复制・篡改行为容易，且不易留下痕迹”[国税厅 令和8年6月]。不过，在具有无法满足保存要件的“相当理由”时有前述的宽限措施，因此第一步是不删除数据、予以保留，并确定规则加以整理[国税厅]。
自2027年1月起：重加算税加征10%的排除与蓝色申报75万日元（数字无缝保存）
在令和7年度税制改正中，电子账簿保存法新设了与“自动保存发票等数据并自动衔接到账簿”的机制相对应的制度，通称“数字无缝保存”。只要满足一定要件收发并保存电子交易数据，与该电子交易数据相关的隐瞒・伪装行为即可从重加算税加征10%的适用对象中排除[国税厅 令和7年4月]。
重加算税加征10%的适用排除，适用于法定申报期限在令和9年（2027年）1月1日以后到来的国税；蓝色申报特别扣除的提高，适用于令和9年分以后的所得税[国税厅 令和7年4月]。
3项要件
| 要件 | 内容（国税厅的表述） |
|---|---|
| ① 确保防篡改 | 数据的收发与保存，须以能保留订正删除历史的系统或无法订正删除的系统进行 |
| ② 确保记账的正确性 | 不得在对电子交易数据的金额进行订正删除后再记入电子账簿（或须能够确认订正删除的事实） |
| ③ 确保与电子账簿的相互关联性 | 须使电子交易数据与电子账簿之间的关联性能够相互确认 |
国税厅表示“数字无缝保存以满足电子交易数据保存的要件为前提”[国税厅 令和8年6月]。先做到现行的义务，才是起点。
符合条件的数据只有2种
必须使用“符合国税厅长官所定基准的系统”。该基准由国税厅告示第2号（令和7年3月31日）规定，自令和9年1月1日起适用[国税厅 告示第2号]。符合条件的电子交易数据是以下2种。
- 按数字厅管理的规格收发的数字发票（规格为“Invoice JP PINT”或“JP Self-Billing”，即在国际规格 Peppol 上流通的请求数据）[国税厅 令和8年6月]
- 存款・储蓄账户的结算数据（金融机构等受存款人・储户委托，就该账户进行的资金移动汇兑交易的交易信息）[国税厅 告示第2号]
须事先提交申报书
要享受优惠，需要事先提交申报书[国税厅 令和7年4月]。正式名称为“关于适用电子交易的交易信息相关电磁记录的重加算税加征措施不适用特例及75万日元蓝色申报特别扣除（个人事业主）的申报书”[国税厅 申报书]。
提交期限为拟适用年分（事业年度）的法定申报期限之前。个人事业主若希望自令和8年分起享受数字无缝保存的优惠，须在令和9年3月15日前提交申报书[国税厅 令和8年6月]。若已通过优良电子账簿享受65万日元的蓝色申报特别扣除，则无需再次提交申报书即可享受75万日元[国税厅 令和8年6月]。
蓝色申报特别扣除自令和9年分起为75万日元
令和8年度改正将蓝色申报特别扣除的上限从65万日元提高到75万日元，适用于令和9年分以后的所得税[国税厅 令和8年6月]。75万日元的要件是，在65万日元扣除的要件之外，再满足①保存优良电子账簿 或 ②数字无缝保存[国税厅 蓝色申报特别扣除]。
| 类别 | 至令和8年分 | 令和9年分以后 |
|---|---|---|
| 65万日元的要件＋优良电子账簿或数字无缝保存 | 65万日元 | 75万日元 |
| 以书面申报时的上限 | 55万日元 | 10万日元 |
书面申报上限下调这一点很容易被忽视。国税厅也明确写道：“至令和8年分的确定申报为止，书面申报也可适用55万日元的蓝色申报特别扣除，但自令和9年分起，书面申报时的扣除上限额为10万日元”[国税厅 蓝色申报特别扣除]。另外，若适用现金主义的所得计算特例，则无法享受65万日元・75万日元的扣除（10万日元可以）[国税厅 蓝色申报特别扣除]。
常见问题
以纸张收到的收据也需要扫描吗？
不需要。以纸张收到的文件，仍可像以往一样保持纸张形式保存（扫描保存为任意）。被义务化的只有“以数据形式收发的电子交易”的保存。
把邮件里的PDF发票打印出来保存不行吗？
2024年1月以后，电子交易数据需要“以数据形式”保存。原则上不认可仅保存打印出来的纸张（不过在具有相当理由时有宽限措施）。
个人事业主也是适用对象吗？
是适用对象。无论法人还是个人事业主，所有进行电子交易的事业者都是适用对象。不过若基准期间的销售额在5,000万日元以下则无需检索要件等，针对小规模者有负担减轻措施。
可以不花钱应对吗？
可以。防篡改只要备好国税厅公开模板的“事务处理规程”即可应对，保存只需确定文件名规则并以文件夹管理即可，因此用免费的方法也能满足要件。
自2027年1月起会有什么变化？
对于法定申报期限在令和9年（2027年）1月1日以后到来的国税，满足“数字无缝保存”要件收发并保存的电子交易数据，即使存在隐瞒・伪装，也不再适用重加算税加征10%。同时，个人事业主的蓝色申报特别扣除自令和9年分起从65万日元提高到75万日元。两者都需要事先提交申报书，且符合条件的数据仅限于按数字厅规格的数字发票与存款・储蓄账户的结算数据。
数据出处
- 3个类别・电子交易的义务化・保存要件・检索要件・特例：国税厅 电子账簿等保存制度特设网站（日文）
- 3个类别的表述・保存要件・5,000万日元以下的检索要件免除・数字无缝保存的3项要件・申报书期限・蓝色申报75万日元：国税厅《活用电子账簿等保存制度，进一步推进数字化吧？》（令和8年6月・日文）
- 令和7年度改正的内容与适用开始时期：国税厅《新设了与将发票等自动衔接到账簿的机制相对应的制度》（令和7年4月・日文）
- 符合条件的数据（数字发票・存款账户结算数据）：国税厅告示第2号（令和7年3月31日・日文）
- 申报书的样式与手续：国税厅 重加算税加征措施不适用特例及75万日元蓝色申报特别扣除的申报书（日文）
- 电子交易的定义与保存义务的依据（电子账簿保存法第7条）：国税厅 电子账簿等保存制度概要（日文）
- 宽限措施（相当理由）：国税厅《关于电子交易数据的保存方法》（令和6年11月・日文）
- 75万日元扣除的要件・书面申报10万日元：国税厅 蓝色申报特别扣除的指南（日文）
- 保存期间：国税厅 No.5930（法人）／No.2080（白色申报）／No.2070（蓝色申报）
※本文为一般性信息提供，并非税务上的建议。要件的适用及个别判断因情况而异，请在采取应对措施前向国税厅的特设网站或税务署、税理士确认。
