전자장부보존법(전장법)은 장부나 청구서 등 국세 관계 서류를 전자 데이터로 보존할 때의 규칙을 정한 법률입니다. 특히 “전자거래 데이터 보존”은 2024년 1월부터 의무가 되었으며, 모든 개인사업자·법인이 대상입니다. 그렇다고는 해도, 소규모 사업자가 해야 할 일은 단순합니다. 이 글에서는 “결국 무엇을 하면 되는가”를 국세청 출처와 함께 알기 쉽게 정리합니다.
① 전장법에는 3가지 제도가 있습니다. “전자장부 등 보존”“스캐너 보존”은 임의, “전자거래 데이터 보존”만이 의무입니다(2024년 1월~)[국세청].
② 의무인 것은 메일이나 인터넷으로 받거나 보낸 청구서·영수증·주문서 등의 “전자 데이터”입니다. 이를 데이터 그대로 보존합니다(종이에 인쇄해서 보존만 하는 것은 안 됩니다).
③ 필요한 것은 (A) 변조 방지와 (B) 검색 가능한 상태입니다.
④ 기준 기간의 매출이 5,000만 엔 이하라면 검색 요건은 불필요합니다. 나아가 “상당한 이유”가 있는 경우의 유예 조치도 있습니다[국세청].
⑤ 2027년(레이와 9년) 1월부터, 일정 요건을 충족하는 시스템으로 송수신·보존한 전자거래 데이터는 중가산세 10% 가중의 대상에서 제외되고, 개인사업자의 청색신고 특별공제는 75만 엔으로 올라갑니다(둘 다 사전에 신고서 제출이 필요)[국세청 2026년 6월].
3가지 구분 정리: 의무인가 임의인가
| 구분 | 대상 | 국세청의 표기 |
|---|---|---|
| ① 전자장부 등 보존 | 회계 소프트웨어 등으로 작성한 장부·결산서를 데이터 보존 | 희망자만(임의) |
| ② 스캐너 보존 | 종이로 받은 영수증·청구서를 스캔 보존 | 희망자만(임의) |
| ③ 전자거래 데이터 보존 | 데이터로 주고받은 청구서·영수증·주문서 등 | 법인·개인사업자는 대응이 필요(2024년 1월~) |
국세청 안내 자료도 ①②는 “희망자만”, ③만을 “법인·개인사업자는 대응이 필요”로 구분해 적고 있습니다[국세청 2026년 6월]. 즉, 종이로 받은 영수증은 지금까지와 마찬가지로 종이 그대로 보존해도 OK입니다(스캔은 임의). 의무화된 것은 ③뿐입니다[국세청 제도 개요].
③의 근거는 전자장부보존법 제7조입니다. 소득세(원천징수에 관한 소득세는 제외)와 법인세의 보존의무자는 전자거래를 한 경우, 일정 요건 아래 그 거래정보에 관한 전자적 기록을 보존해야 합니다[국세청 제도 개요].
의무인 “전자거래”란?
청구서·영수증·주문서·계약서 등을 전자 데이터로 주고받은 것이 “전자거래”입니다. 국세청의 정의는, 주문서·계약서·송장·영수증·견적서 등에 통상 기재되는 거래정보를 전자적 방식으로 주고받는 거래입니다. 기업 간 데이터 교환 거래, 인터넷을 통한 거래, 전자메일(첨부파일 포함)을 통한 주고받기, 웹사이트를 통한 주고받기 등이 포함됩니다[국세청 제도 개요]. 예를 들어 다음과 같은 것입니다.
- 메일에 PDF로 도착한 청구서·영수증
- Amazon·라쿠텐 등 인터넷 쇼핑의 구매 이력·영수증(다운로드하는 것)
- 신용카드나 교통계 IC의 이용 명세(웹), 각종 클라우드 서비스의 청구서
이것들은 2024년 1월부터, 데이터 그대로 보존하는 것이 필요합니다. 2023년 말까지는 “종이에 인쇄해서 보존”도 인정되었지만, 그 경과 조치(유서 조치)는 종료되었습니다[국세청].
보존에 필요한 2가지 요건
(A) 변조 방지(진실성)
다음 중 어느 하나를 충족하면 OK입니다[국세청].
- 타임스탬프를 부여한다
- 정정·삭제 이력이 남는(또는 정정 삭제할 수 없는) 시스템으로 보존한다
- “사무처리규정”을 정하여 운용한다(국세청이 Word 양식을 공개. 비용 제로로 대응할 수 있는 가장 간편한 방법)
(B) 검색 가능한 상태(가시성)
원칙적으로 ①거래 연월일·금액·거래처로 검색／②날짜나 금액의 범위 지정／③2개 항목 이상의 조합으로 검색할 수 있도록 합니다[국세청]. 파일명을 “20260610_5만엔_〇〇상사”와 같이 통일하고, 스프레드시트 소프트웨어로 색인을 만드는 방법으로도 대응할 수 있습니다.
| 요건 | 충족 방법 |
|---|---|
| 진실성의 확보 (어느 하나) | 타임스탬프가 부여된 데이터를 수령한다／수령 후 신속히 타임스탬프를 부여한다／정정 삭제 이력이 남는(또는 정정 삭제할 수 없는) 시스템으로 주고받고 보존한다／변조 방지를 위한 사무처리규정을 제정·운용하고 갖춰 둔다 |
| 가시성의 확보 | 디스플레이·프린터 등을 갖추고, “날짜·금액·거래처”로 검색할 수 있게 한다(범위 지정과 조합 검색도 필요하지만, 다운로드 요구에 응할 수 있다면 이 2가지는 불필요) |
또한 기준 기간(2년(기) 전)의 매출이 5,000만 엔 이하인 사업자는, 다운로드 요구에 응할 수 있게 해 두면 검색 요건 자체를 충족할 필요가 없습니다[국세청 2026년 6월].
소규모 사업자의 부담 경감(특례・유예）
- 검색 요건의 면제: 기준 기간(2년(기) 전)의 매출이 5,000만 엔 이하인 사업자는, 세무 직원의 다운로드 요구에 응할 수 있다면 검색 요건을 충족하지 않아도 됩니다[국세청 2026년 6월].
- 유예 조치(항구): 보존 요건에 따르지 못한 것에 대해 소관 세무서장이 “상당한 이유”가 있다고 인정하는 경우로서, 세무조사 시 ①데이터 다운로드의 요구와 ②출력한 서면의 제시·제출 요구 양쪽에 응할 수 있을 때는, 데이터를 보존해 두는 것만으로 충분하며 변조 방지·검색 요건을 충족하지 않아도 됩니다[국세청 2024년 11월]. 사전 신고는 불필요하며, “인력 부족” “시스템 정비 자금 부족” “시스템 정비가 시간에 맞지 않음” 등도 상당한 이유로 인정됩니다[국세청 2024년 11월].
많은 개인사업자·소규모 법인은 “데이터를 정해진 규칙으로 폴더 보존하고, 사무처리규정을 갖춰 둔다”는 것만으로 실무상 충분합니다.
장부·서류는 언제까지 보존하나?
보존 기간은 법인과 개인, 청색과 백색에 따라 다릅니다. 전장법 요건을 충족해 데이터로 보존하는 경우에도 기간은 아래 표와 같습니다.
| 구분 | 보존 기간 |
|---|---|
| 법인 | 장부와 그 사업연도의 거래에 관해 작성·수령한 서류를 확정신고서 제출기한의 다음 날부터 7년간. 청색 결손금이 생긴 사업연도, 청색신고서를 제출하지 않은 사업연도로서 재해손실금액이 생긴 사업연도는 10년간[국세청 No.5930] |
| 개인·백색신고 | 법정장부 7년／임의장부 5년／재고표 등 결산 관계 서류 5년／청구서·납품서·송장·영수증 등의 서류 5년[국세청 No.2080] |
| 개인·청색신고 | 장부·서류는 원칙적으로 7년간. 다만 국세청은 “서류에 따라 5년간이면 되는 것도 있습니다”라고 하며, 청구서·견적서·납품서·송장 등이 5년이면 되는 서류에 해당합니다[국세청 No.2070] |
위의 보존 기간과는 별개로, 전자거래 데이터를 데이터 그대로 보존할 의무는 법인·개인(청색·백색)이나 사업 규모를 불문하고 적용됩니다. 종이에 인쇄한 것만 보존 기간 동안 갖고 있어도 요건은 충족되지 않습니다[국세청 제도 개요].
대응하지 않으면 어떻게 되는가?
전자거래 데이터를 적절히 보존하지 않으면 청색신고 승인 취소의 대상이 될 수 있는 것 외에, 가장·은폐가 있었던 경우에는 중가산세가 10% 가중되는 등의 리스크가 있습니다. 국세청은 가중의 이유를, 전자거래 데이터가 종이 서류를 보존하는 경우에 비해 “복제·변조 행위가 쉽고 그 흔적이 남기 어렵다”는 점으로 설명합니다[국세청 2026년 6월]. 그렇다고는 해도, 보존 요건을 충족할 수 없는 “상당한 이유”가 있는 경우에는 앞서 말한 유예 조치가 있으므로, 우선은 데이터를 지우지 않고 남겨 두고, 규칙을 정하여 정리하는 것이 첫걸음입니다[국세청].
2027년 1월부터: 중가산세 10% 가중의 제외와 청색 75만 엔(디지털 심리스 보존)
레이와 7년도 세제개정으로, 청구서 등의 데이터를 자동으로 보존하고 장부에 자동 연계하는 방식에 대응한 제도가 전자장부보존법에 신설되었습니다. 통칭 “디지털 심리스 보존”입니다. 일정 요건을 충족해 전자거래 데이터를 송수신·보존하면, 그 전자거래 데이터와 관련된 은폐·가장 행위는 중가산세 10% 가중의 적용 대상에서 제외됩니다[국세청 2025년 4월].
중가산세 10% 가중의 적용 제외는 레이와 9년(2027년) 1월 1일 이후에 법정신고기한이 도래하는 국세에 대해, 청색신고 특별공제의 인상은 레이와 9년분 이후의 소득세에 대해 적용됩니다[국세청 2025년 4월].
3가지 요건
| 요건 | 내용(국세청의 표기) |
|---|---|
| ① 변조 방지의 확보 | 데이터의 송수신과 보존을 정정 삭제 이력이 남는 시스템 또는 정정 삭제를 할 수 없는 시스템으로 한다 |
| ② 기장의 적정성 확보 | 전자거래 데이터의 금액을 정정 삭제한 뒤 전자장부에 기록할 수 없도록 할 것(또는 정정 삭제의 사실을 확인할 수 있도록 해 둘 것) |
| ③ 전자장부와의 상호 관련성 확보 | 전자거래 데이터와 전자장부의 관련성을 상호 확인할 수 있도록 해 둘 것 |
국세청은 “디지털 심리스 보존은 전자거래 데이터 보존의 요건을 충족하고 있는 것이 전제입니다”라고 밝히고 있습니다[국세청 2026년 6월]. 지금의 의무에 대응하고 있는 것이 출발점입니다.
대상이 되는 데이터는 2종류뿐
사용해야 하는 것은 “국세청장이 정하는 기준에 적합한 시스템”입니다. 그 기준은 국세청 고시 제2호(레이와 7년 3월 31일)로 정해졌고 레이와 9년 1월 1일부터 적용됩니다[국세청 고시 제2호]. 대상이 되는 전자거래 데이터는 다음 2가지입니다.
- 디지털청이 관리하는 규격에 따라 송수신된 디지털 인보이스(규격은 “Invoice JP PINT” 또는 “JP Self-Billing”. 국제 규격 Peppol로 유통되는 청구 데이터)[국세청 2026년 6월]
- 예금·저금 계좌의 결제 데이터(금융기관 등이 예금자·저금자의 위탁을 받아 그 계좌의 자금을 이동시키는 환거래의 거래정보)[국세청 고시 제2호]
사전에 신고서를 제출해 둔다
혜택을 받으려면 사전에 신고서 제출이 필요합니다[국세청 2025년 4월]. 정식 명칭은 “전자거래의 거래정보에 관한 전자적 기록에 관한 중가산세 가중조치의 부적용 특례 및 75만 엔 청색신고 특별공제(개인사업자)의 적용을 받는다는 신고서”입니다[국세청 신고서].
제출 기한은 적용을 받는 연분(사업연도)의 법정신고기한까지. 개인사업자가 레이와 8년분부터 디지털 심리스 보존의 혜택을 받고자 하는 경우에는 레이와 9년 3월 15일까지 신고서를 제출합니다[국세청 2026년 6월]. 이미 우량한 전자장부로 청색신고 특별공제 65만 엔의 적용을 받고 있는 경우에는, 다시 신고서를 내지 않아도 75만 엔의 적용을 받을 수 있습니다[국세청 2026년 6월].
청색신고 특별공제는 레이와 9년분부터 75만 엔
레이와 8년도 개정으로 청색신고 특별공제의 상한이 65만 엔에서 75만 엔으로 인상되었습니다. 적용은 레이와 9년분 이후의 소득세부터입니다[국세청 2026년 6월]. 75만 엔의 요건은 65만 엔 공제의 요건에 더해 ①우량한 전자장부의 보존 또는 ②디지털 심리스 보존을 충족하는 것입니다[국세청 청색신고 특별공제].
| 구분 | 레이와 8년분까지 | 레이와 9년분 이후 |
|---|---|---|
| 65만 엔의 요건＋우량한 전자장부 또는 디지털 심리스 보존 | 65만 엔 | 75만 엔 |
| 서면으로 신고하는 경우의 상한 | 55만 엔 | 10만 엔 |
서면신고의 상한이 내려가는 점은 놓치기 쉬운 부분입니다. 국세청도 “레이와 8년분 확정신고까지는 서면신고로도 55만 엔의 청색신고 특별공제가 적용 가능했지만, 레이와 9년분 이후에는 서면신고의 경우 공제 상한액이 10만 엔이 됩니다”라고 명기하고 있습니다[국세청 청색신고 특별공제]. 또한 현금주의에 의한 소득계산의 특례를 적용받는 경우에는 65만 엔·75만 엔의 공제를 받을 수 없습니다(10만 엔은 가능)[국세청 청색신고 특별공제].
자주 묻는 질문
종이로 받은 영수증도 스캔이 필요한가요?
아니요. 종이로 받은 서류는 지금까지와 마찬가지로 종이 그대로 보존해도 됩니다(스캐너 보존은 임의). 의무화된 것은 “데이터로 주고받은 전자거래”의 보존뿐입니다.
메일의 PDF 청구서를 인쇄해서 보존하면 안 되나요?
2024년 1월 이후에는 전자거래 데이터는 “데이터 그대로” 보존할 필요가 있습니다. 인쇄한 종이만 보존하는 것은 원칙적으로 인정되지 않습니다(다만 상당한 이유가 있는 경우의 유예 조치가 있습니다).
개인사업자도 대상인가요?
대상입니다. 법인·개인사업자를 불문하고 전자거래를 하는 모든 사업자가 대상입니다. 다만 기준 기간의 매출이 5,000만 엔 이하라면 검색 요건은 불필요한 등, 소규모자에 대한 부담 경감 조치가 있습니다.
돈을 들이지 않고 대응할 수 있나요?
가능합니다. 변조 방지는 국세청이 양식을 공개하고 있는 “사무처리규정”을 갖추면 대응할 수 있고, 보존은 파일명 규칙을 정하여 폴더 관리하면 되므로, 무료 방법으로도 요건을 충족할 수 있습니다.
2027년 1월부터 무엇이 바뀌나요?
레이와 9년(2027년) 1월 1일 이후에 법정신고기한이 도래하는 국세부터, “디지털 심리스 보존”의 요건을 충족해 송수신·보존한 전자거래 데이터는 은폐·가장이 있어도 중가산세 10% 가중의 대상에서 빠집니다. 아울러 개인사업자의 청색신고 특별공제는 레이와 9년분 이후 65만 엔에서 75만 엔이 됩니다. 둘 다 사전에 신고서 제출이 필요하며, 대상 데이터는 디지털청 규격에 따른 디지털 인보이스와 예금·저금 계좌의 결제 데이터로 한정됩니다.
데이터 출처
- 3구분・전자거래의 의무화・보존 요건・검색 요건・특례: 국세청 전자장부 등 보존 제도 특설 사이트（일본어）
- 3구분의 표기・보존 요건・5,000만 엔 이하의 검색 요건 면제・디지털 심리스 보존의 3요건・신고서 기한・청색 75만 엔: 국세청「전자장부 등 보존 제도를 활용해 디지털화를 더 진행해 보지 않겠습니까?」(2026년 6월・일본어)
- 레이와 7년도 개정의 내용과 적용 개시 시기: 국세청「청구서 등을 장부에 자동 연계하는 방식에 대응한 제도가 신설되었습니다」(2025년 4월・일본어)
- 대상 데이터(디지털 인보이스・예금 계좌의 결제 데이터): 국세청 고시 제2호(2025년 3월 31일・일본어)
- 신고서의 양식・절차: 국세청 중가산세 가중조치의 부적용 특례 및 75만 엔 청색신고 특별공제의 적용 신고서（일본어）
- 전자거래의 정의・보존 의무의 근거(전자장부보존법 제7조): 국세청 전자장부 등 보존 제도의 개요（일본어）
- 유예 조치(상당한 이유): 국세청「전자거래 데이터의 보존 방법에 대하여」(2024년 11월・일본어)
- 75만 엔 공제의 요건・서면신고 10만 엔: 국세청 청색신고 특별공제 안내（일본어）
- 보존 기간: 국세청 No.5930(법인)／No.2080(백색신고)／No.2070(청색신고)
※본 기사는 일반적인 정보 제공이며, 세무상의 조언이 아닙니다. 요건의 적용이나 개별 판단은 사정에 따라 다르므로, 대응하기 전에 국세청의 특설 사이트나 세무서·세무사에게 확인하십시오.
