전자장부보존법(전장법)은 장부나 청구서 등 국세 관계 서류를 전자 데이터로 보존할 때의 규칙을 정한 법률입니다. 특히 “전자거래 데이터 보존”은 2024년 1월부터 의무가 되었으며, 모든 개인사업자·법인이 대상입니다. 그렇다고는 해도, 소규모 사업자가 해야 할 일은 단순합니다. 이 글에서는 “결국 무엇을 하면 되는가”를 국세청 출처와 함께 알기 쉽게 정리합니다.
① 전장법에는 3가지 제도가 있습니다. “전자장부 등 보존”“스캐너 보존”은 임의, “전자거래 데이터 보존”만이 의무입니다(2024년 1월~)[국세청].
② 의무인 것은 메일이나 인터넷으로 받거나 보낸 청구서·영수증·주문서 등의 “전자 데이터”입니다. 이를 데이터 그대로 보존합니다(종이에 인쇄해서 보존만 하는 것은 안 됩니다).
③ 필요한 것은 (A) 변조 방지와 (B) 검색 가능한 상태입니다.
④ 기준 기간의 매출이 5,000만 엔 이하라면 검색 요건은 불필요합니다. 나아가 “상당한 이유”가 있는 경우의 유예 조치도 있습니다[국세청].
전자장부보존법의 3가지 구분
| 구분 | 대상 | 의무／임의 |
|---|---|---|
| ① 전자장부 등 보존 | 회계 소프트웨어 등으로 작성한 장부·결산서를 데이터 보존 | 임의 |
| ② 스캐너 보존 | 종이로 받은 영수증·청구서를 스캔 보존 | 임의 |
| ③ 전자거래 데이터 보존 | 데이터로 주고받은 청구서·영수증·주문서 등 | 의무(2024년 1월~) |
즉, 종이로 받은 영수증은 지금까지와 마찬가지로 종이 그대로 보존해도 OK입니다(스캔은 임의). 의무화된 것은 ③뿐입니다[국세청].
의무인 “전자거래”란?
청구서·영수증·주문서·계약서 등을 전자 데이터로 주고받은 것이 “전자거래”입니다. 예를 들어 다음과 같은 것입니다.
- 메일에 PDF로 도착한 청구서·영수증
- Amazon·라쿠텐 등 인터넷 쇼핑의 구매 이력·영수증(다운로드하는 것)
- 신용카드나 교통계 IC의 이용 명세(웹), 각종 클라우드 서비스의 청구서
이것들은 2024년 1월부터, 데이터 그대로 보존하는 것이 필요합니다. 2023년 말까지는 “종이에 인쇄해서 보존”도 인정되었지만, 그 경과 조치(유서 조치)는 종료되었습니다[국세청].
보존에 필요한 2가지 요건
(A) 변조 방지(진실성)
다음 중 어느 하나를 충족하면 OK입니다[국세청].
- 타임스탬프를 부여한다
- 정정·삭제 이력이 남는(또는 정정 삭제할 수 없는) 시스템으로 보존한다
- “사무처리규정”을 정하여 운용한다(국세청이 Word 양식을 공개. 비용 제로로 대응할 수 있는 가장 간편한 방법)
(B) 검색 가능한 상태(가시성)
원칙적으로 ①거래 연월일·금액·거래처로 검색／②날짜나 금액의 범위 지정／③2개 항목 이상의 조합으로 검색할 수 있도록 합니다[국세청]. 파일명을 “20260610_5만엔_〇〇상사”와 같이 통일하고, 스프레드시트 소프트웨어로 색인을 만드는 방법으로도 대응할 수 있습니다.
소규모 사업자의 부담 경감(특례・유예）
- 검색 요건의 면제: 기준 기간(원칙적으로 2년 전)의 매출이 5,000만 엔 이하인 사업자는, 세무 직원의 다운로드 요구에 응할 수 있다면 검색 요건을 충족하지 않아도 됩니다[국세청].
- 유예 조치(항구): 보존 요건에 따를 수 없는 “상당한 이유”가 있고, 또한 ①데이터 다운로드의 요구와 ②출력 서면(정연·명료)의 제시 양쪽에 응할 수 있는 경우에는, 변조 방지·검색 요건을 충족하지 않아도 데이터 보존이 인정됩니다[국세청].
많은 개인사업자·소규모 법인은 “데이터를 정해진 규칙으로 폴더 보존하고, 사무처리규정을 갖춰 둔다”는 것만으로 실무상 충분합니다.
대응하지 않으면 어떻게 되는가?
전자거래 데이터를 적절히 보존하지 않으면 청색신고 승인 취소의 대상이 될 수 있는 것 외에, 가장·은폐가 있었던 경우에는 중가산세가 10% 가중되는 등의 리스크가 있습니다. 그렇다고는 해도, 보존 요건을 충족할 수 없는 “상당한 이유”가 있는 경우에는 앞서 말한 유예 조치가 있으므로, 우선은 데이터를 지우지 않고 남겨 두고, 규칙을 정하여 정리하는 것이 첫걸음입니다[국세청].
자주 묻는 질문
종이로 받은 영수증도 스캔이 필요한가요?
아니요. 종이로 받은 서류는 지금까지와 마찬가지로 종이 그대로 보존해도 됩니다(스캐너 보존은 임의). 의무화된 것은 “데이터로 주고받은 전자거래”의 보존뿐입니다.
메일의 PDF 청구서를 인쇄해서 보존하면 안 되나요?
2024년 1월 이후에는 전자거래 데이터는 “데이터 그대로” 보존할 필요가 있습니다. 인쇄한 종이만 보존하는 것은 원칙적으로 인정되지 않습니다(다만 상당한 이유가 있는 경우의 유예 조치가 있습니다).
개인사업자도 대상인가요?
대상입니다. 법인·개인사업자를 불문하고 전자거래를 하는 모든 사업자가 대상입니다. 다만 기준 기간의 매출이 5,000만 엔 이하라면 검색 요건은 불필요한 등, 소규모자에 대한 부담 경감 조치가 있습니다.
돈을 들이지 않고 대응할 수 있나요?
가능합니다. 변조 방지는 국세청이 양식을 공개하고 있는 “사무처리규정”을 갖추면 대응할 수 있고, 보존은 파일명 규칙을 정하여 폴더 관리하면 되므로, 무료 방법으로도 요건을 충족할 수 있습니다.
데이터 출처
- 3구분・전자거래의 의무화・보존 요건・검색 요건・특례・유예 조치: 국세청 전자장부 등 보존 제도 특설 사이트（일본어）
※본 기사는 일반적인 정보 제공이며, 세무상의 조언이 아닙니다. 요건의 적용이나 개별 판단은 사정에 따라 다르므로, 대응하기 전에 국세청의 특설 사이트나 세무서·세무사에게 확인하십시오.