電子帳簿保存法（電帳法）は、帳簿や請求書などの国税関係の書類を電子データで保存するときのルールを定めた法律です。とくに「電子取引データ保存」は2024年1月から義務になり、すべての個人事業主・法人が対象です。とはいえ、小規模な事業者はやることはシンプル。この記事では「結局なにをすればいいのか」を、国税庁の出典つきでわかりやすく整理します。
① 電帳法には3つの制度。「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」は任意、「電子取引データ保存」だけが義務（2024年1月〜）［国税庁］。
② 義務なのは、メールやネットで受け取った／送った請求書・領収書・注文書などの「電子データ」。これをデータのまま保存する（紙に印刷して保存だけ、はNG）。
③ 必要なのは(A)改ざん防止と(B)検索できる状態。
④ 基準期間の売上5,000万円以下なら検索要件は不要。さらに「相当の理由」がある場合の猶予措置もある［国税庁］。
電子帳簿保存法の3つの区分
| 区分 | 対象 | 義務／任意 |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作った帳簿・決算書をデータ保存 | 任意 |
| ② スキャナ保存 | 紙で受け取った領収書・請求書をスキャン保存 | 任意 |
| ③ 電子取引データ保存 | データで授受した請求書・領収書・注文書等 | 義務（2024年1月〜） |
つまり、紙でもらった領収書はこれまでどおり紙のまま保存してOK（スキャンは任意）。義務化されたのは③だけです［国税庁］。
義務の「電子取引」とは？
請求書・領収書・注文書・契約書などを電子データでやりとりしたものが「電子取引」です。たとえば次のようなものです。
- メールにPDFで届いた請求書・領収書
- Amazon・楽天などネット通販の購入履歴・領収書（ダウンロードするもの）
- クレジットカードや交通系ICの利用明細（Web）、各種クラウドサービスの請求書
これらは2024年1月から、データのまま保存することが必要です。2023年末までは「紙に印刷して保存」も認められていましたが、その経過措置（宥恕措置）は終了しました［国税庁］。
保存に必要な2つの要件
(A) 改ざん防止（真実性）
次のいずれか1つを満たせばOKです［国税庁］。
- タイムスタンプを付与する
- 訂正・削除の履歴が残る（または訂正削除できない）システムで保存する
- 「事務処理規程」を定めて運用する（国税庁がWordのひな形を公開。コストゼロで対応できる最も手軽な方法）
(B) 検索できる状態（可視性）
原則、①取引年月日・金額・取引先で検索／②日付や金額の範囲指定／③2項目以上の組み合わせ、で検索できるようにします［国税庁］。ファイル名を「20260610_5万円_〇〇商事」のように統一し、表計算ソフトで索引を作る方法でも対応できます。
小規模事業者の負担軽減（特例・猶予）
- 検索要件の免除：基準期間（原則2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務職員のダウンロードの求めに応じられるなら、検索要件を満たさなくてよい［国税庁］。
- 猶予措置（恒久）：保存要件に従えない「相当の理由」があり、かつ①データのダウンロードの求めと②出力書面（整然・明瞭）の提示の両方に応じられる場合は、改ざん防止・検索の要件を満たさなくてもデータ保存が認められます［国税庁］。
多くの個人事業主・小規模法人は、「データを決まったルールでフォルダ保存し、事務処理規程を備えておく」だけで実務上は足ります。
対応しないとどうなる？
電子取引データを適切に保存していないと、青色申告の承認取消しの対象になり得るほか、仮装・隠ぺいがあった場合は重加算税が10%加重されるなどのリスクがあります。とはいえ、保存要件を満たせない「相当の理由」がある場合は前述の猶予措置があるため、まずはデータを消さずに残し、ルールを決めて整理することが第一歩です［国税庁］。
よくある質問
紙でもらった領収書もスキャンが必要？
いいえ。紙で受け取った書類は、これまでどおり紙のまま保存して構いません（スキャナ保存は任意）。義務化されたのは「データで授受した電子取引」の保存だけです。
メールのPDF請求書を印刷して保存ではダメ？
2024年1月以降は、電子取引データは「データのまま」保存する必要があります。印刷した紙だけの保存は原則認められません（ただし相当の理由がある場合の猶予措置があります）。
個人事業主も対象ですか？
対象です。法人・個人事業主を問わず、電子取引を行うすべての事業者が対象です。ただし基準期間の売上5,000万円以下なら検索要件は不要など、小規模者の負担軽減措置があります。
お金をかけずに対応できますか？
できます。改ざん防止は国税庁がひな形を公開している「事務処理規程」を備えれば対応でき、保存はファイル名のルールを決めてフォルダ管理すればよいため、無料の方法でも要件を満たせます。
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データの出典
- 3区分・電子取引の義務化・保存要件・検索要件・特例・猶予措置：国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト
※本記事は一般的な情報提供であり、税務上の助言ではありません。要件の適用や個別の判断は事情により異なるため、対応の前に国税庁の特設サイトや税務署・税理士にご確認ください。
