可计入经费的项目一览
个人事业主与自由职业者应了解的经费全知识
我们按会计科目整理了哪些可以计入经费、哪些不可以。正确计提必要经费，是最贴近生活的节税第一步。
经费的基本规则
判断标准是"与业务的相关性"。计入不合规的经费，在税务调查时会带来风险。
基础按会计科目分类的经费一览
彻底讲解通信费、交通费、招待费等15种会计科目。
一览家事分摊的机制
将自宅兼办公室的房租、水电费按比例计入经费的方法。
节税折旧与一次性计费
电脑、汽车等高额设备的处理方法，以及蓝色申报的30万日元特例。
设备需要注意的经费
灰色地带的经费、常见错误以及税务调查中的判断标准。
注意节税效果的计算示例
具体试算增加经费后税金能降低多少。
计算经费的基本规则
税法上的必要经费是指"为取得业务收入而必要的支出"。只要能认定与业务存在相关性（业务相关性），即可计入经费，但私人支出不予认可。
与业务直接相关的支出，或能合理说明与业务相关的支出。
私人支出、无法说明与业务相关性的支出，以及所得税、住民税、罚款等。
业务与私人混用的支出，可算出业务使用比例后按比例分摊计入。
- 收据、小票：记载有日期、金额、付款对象（保管7年）
- 账簿记录：记载会计科目与摘要（为何而支出）
- 业务相关性的依据：分摊时应保留比例的计算依据
按会计科目分类的经费一览
我们汇总了个人事业主常用的15种会计科目。了解"用哪个科目处理"，可让记账更加顺畅。
- 业务专用手机的通话费、通信费
- 业务专用的网络（光纤线路等）
- 在线会议工具（Zoom、Teams等）的月费
- 云服务（Dropbox、Google Workspace等）
- 域名、服务器费用
- 传真、邮费（业务用）
- 与私人兼用的手机费
→ 按业务使用比例分摊（例：60%计入经费） - 自宅的固定线路、Wi-Fi
→ 按业务使用比例分摊
- 前往客户、洽谈处的电车、公交费
- 业务出差（新干线、飞机、住宿费）
- 出租车（业务移动，含末班车后回家）
- 参加研讨会、学习会的交通费
- 业务中的收费公路、停车费
- IC卡（Suica等）的业务使用部分
- 私人旅行、观光
- 通勤（自宅⇄办公室）原则上不计入经费
※ 自宅即营业场所的情形有所不同
- 业务专用车的汽油费
- 业务用停车费（包月）
- 车检、保养费（业务专用）
- 汽车保险费（业务专用）
- 汽车税（业务专用）
- 与私人兼用的汽车汽油费
→ 记录行驶里程日志算出业务比例 - 汽车保险、税金、修缮费
→ 使用相同的分摊比例
记录"日期、目的地、目的、行驶里程"。作为分摊依据，在税务调查中同样有效。按月汇总即可。
- 与客户的餐费、招待费（业务招待费）
- 洽谈中的餐饮（会议费）
- 给客户的赠品、伴手礼
- 业务上的红白事慰问金
- 与私人朋友的餐费
- 仅家人的外出就餐
- 一个人的餐费（原则不可：需有同席者）
| 业务招待费 | 会议费 | |
|---|---|---|
| 目的 | 款待客户 | 洽谈中的餐饮 |
| 金额感 | 容易金额较高 | 每人5,000日元左右为限 |
| 对个人事业主的限制 | 原则无限制（全额计入经费） | 原则无限制（全额计入经费） |
| 与法人的区别 | 法人有800万日元或50%的限制 | 会议费全额可作为损金 |
※ 个人事业主没有法人那样的业务招待费上限，但需要说明"业务上的必要性"。
- 网络广告费（Google广告、社交媒体广告等）
- 网站制作、维护费
- 名片、传单、宣传册制作费
- 门户网站、众包平台的刊登费
- 运营社交媒体账号所需的工具、素材费
- 展会、活动参展费
- 服务的样品、试用品费用
- 与业务相关的书籍、杂志、电子书
- 与业务相关的研讨会、学习会参加费
- 取得资格的费用（业务上直接需要时）
- 在线学习服务（Udemy等）
- 与业务相关的培训、进修费用
- 兴趣类书籍、兴趣类研讨会
- 与业务无关的资格取得费
例：工程师去上烹饪课的费用
- 支付给设计师、工程师、撰稿人的业务委托费
- 支付给税理士、社会保险劳务士、律师的报酬
- 顾问费用
- 翻译、口译费用
- 向委托方支付的各类款项
对个人的外包（特定行业：设计、翻译、著述等）负有源泉扣缴（10.21%）义务。需在付款时预先扣除，并于次月10日前缴纳。对法人的外包则无需扣缴。
- 文具、复印纸、信封等办公用品
- 打印机墨水、碳粉
- 不满10万日元的电脑周边设备（鼠标、键盘、显示器等）
- 软件许可费用
- 工作服、制服（业务专用）
- 包装材料、发货用材料
※ 取得价额在10万日元以上时，作为"折旧资产"分多年计入经费。但有蓝色申报的30万日元特例（后述）。
其他会计科目汇总
| 会计科目 | 主要内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 地租房租 | 办公室、仓库、停车场的房租 | 自宅兼办公室需要家事分摊 |
| 水电燃气费 | 办公室的电、燃气、水费 | 自宅兼办公室需要家事分摊 |
| 保险费 | 业务用的损害保险、火灾保险费 | 人寿保险不计入经费（作为扣除另行申报） |
| 税捐公课 | 固定资产税、个人事业税、印花税 | 所得税、住民税不可计入经费 |
| 福利厚生费 | 员工体检费、员工旅行等 | 一人经营者（无员工）不适用 |
| 工资薪金 | 支付给员工的工资、临时工费用 | 蓝色专职者工资以另外科目处理 |
| 修缮费 | 办公室、设备的修缮、维护 | 提升价值的改造作为资本性支出折旧 |
| 杂费 | 不属于其他科目的小额支出 | 过度使用会在税务调查中被指出，应尽量归入适当科目 |
家事分摊的机制
若将自宅用作办公室，可通过家事分摊将房租、水电费、通信费等的一部分计入经费。以合理依据计算"用于业务的比例"。
常用的分摊依据
以工作专用空间面积占整个房间地面面积的比例来计算。有户型图作为依据会更有力。
一天当中用于业务的时间比例。通信费等按时间分摊较为合理。
根据通话记录、行驶里程日志等，按实际情况设定业务使用率。
※ 只要有合理依据，比例可自行设定。过高的比例（如面积比却达80%以上）存在被否认的风险。
按费目决定分摊依据的方法
国税厅规定，家事关联费中可计入必要经费的，仅限于"业务执行上必要，且其必要部分能够明确区分的情形"下可区分的金额［国税厅 No.2210］。采用哪种依据，要按费目逐项决定。
| 费目 | 分摊依据 | 需要保留的资料 |
|---|---|---|
| 房租、地租 | 面积比（业务空间的地面面积 ÷ 总地面面积） | 租赁合同上的面积、标注业务空间的户型图 |
| 电费 | 使用时间，或面积比 | 户型图、业务日志 |
| 通信费（线路、手机） | 使用天数、使用时间 | 通话明细、业务使用记录 |
| 汽车（汽油、保险、税金） | 行驶里程，或使用天数 | 行驶里程日志（日期、目的地、目的） |
| 水费、燃气费 | 原则上不可（仅在能说明业务使用依据时） | 能显示业务使用实态的记录 |
国税厅在住宅宿泊事业的资料中，给出了按"地面面积比例 × 实际使用天数比例"分摊水电燃气费的计算示例［国税厅 住宅宿泊事业的课税关系］。面积乘以天数是国税厅给出的范式。"使用时间"和"行驶里程"虽无明文，但作为合理方法的一例在实务中被广泛使用。
所得税基本通达45-2以业务上必要的部分是否超过50%来判定家事关联费的"主要部分"。白色申报原则上走这条路径（所得税法施行令96条第1项），但即使在50%以下，只要能明确区分必要部分，也可以计入必要经费［国税厅 所得税基本通达45-1、45-2］。蓝色申报还有第2项路径——"依据交易记录等能够明确业务上直接必要的部分"，因便于用账簿佐证而更为有利。
- 在户型图上标注业务空间：写入租赁合同上的总地面面积，以及摆放书桌、书架的区块面积。
- 连续数周记录使用时间：不必每天记。有具代表性的数周记录就足以说明比例。
- 每年重新审视比例：搬家或工作方式改变后重新计算，之后延用同一思路。
关于比例的常见水平与依据的建立方法，请参阅家事分摊的比例多少才妥当，其中还详细说明了裁决案例以及对自有住房房贷扣除的影响。
折旧与一次性计费
取得价额在10万日元以上的设备、器材，原则上分多年计入经费（折旧）。但若使用蓝色申报的特例，不满30万日元即可即时全额计入经费。
→ 即时全额计入经费（每年至300万日元）
主要资产的法定使用年限
| 资产种类 | 使用年限 | 直线法下的年度经费（100万日元时） |
|---|---|---|
| 电脑、服务器 | 4年 | 约25万日元/年 |
| 普通汽车 | 6年 | 约17万日元/年 |
| 相机、摄影器材 | 5年 | 约20万日元/年 |
| 复印机、多功能一体机 | 5年 | 约20万日元/年 |
| 空调、空调设备 | 6年 | 约17万日元/年 |
| 木结构建筑（办公室） | 24年 | 约4万日元/年 |
只要是蓝色申报者，即可将取得价额不满30万日元的设备一次性全额计入经费（每年合计至300万日元）。在年底集中购买所需设备，可大幅压缩当年的所得。
需要注意的经费
整理一些容易被误解为"可计入经费"的项目，以及灰色地带的经费。勉强计入经费会导致税务调查中被否认的风险。
个人事业主支付的人寿保险、个人年金不能计入经费。但可在确定申报时作为"人寿保险费扣除"进行所得扣除（最高12万日元）。
社会保险费不是经费，而是作为社会保险费扣除从所得中全额扣减。不计入账簿，而在确定申报书中作为扣除申报。
自己一个人的餐费原则上不能计入经费（视为生活费）。与客户的餐费（业务招待费）或兼作洽谈的多人聚餐则可计入经费。
白色申报下支付给家人的工资不能计入经费（有一定的扣除）。通过申报蓝色申报的"蓝色事业专职者工资"，可将实际从事业务的家人工资全额计入经费。
业务用的制服、工作服等可计入经费，但普通西装往往因"私下也能穿着"而被否认。带有徽标的工作服等业务专用性明确者可计入经费。
以"考察""取材"名义的旅行，若与业务的相关性不明确则会被否认。旅行的成果（博客文章、报告书等）有留存、能说明与私人观光的区别，这些很重要。
- 在收据上记录摘要"与谁、为何目的"
- 不将私人使用的支出混入经费（即使非故意也会成为被指出对象）
- 将家事分摊的比例合理依据形成书面文件
- 高额的招待费、交际费应在账簿中记录对象与目的
节税效果的计算示例
正确计提经费，所得税、住民税、国民健康保险费都会下降。其关系是1日元的经费即可节省相当于税率的税金。
| 应税所得 | 所得税率 | 住民税率 | 合计税率 | 经费增加100万日元→节税额 |
|---|---|---|---|---|
| ～195万日元 | 5% | 10% | 15% | 15万日元 |
| 195～330万日元 | 10% | 10% | 20% | 20万日元 |
| 330～695万日元 | 20% | 10% | 30% | 30万日元 |
| 695～900万日元 | 23% | 10% | 33% | 33万日元 |
| 900～1,800万日元 | 33% | 10% | 43% | 43万日元 |
| 1,800万日元～ | 40～45% | 10% | 50～55% | 50～55万日元 |
※ 所得税为累进课税（对超出部分适用更高税率）。应税所得为营业额 − 经费 − 各类扣除后的金额。国民健康保险费也与所得联动，故实际节约效果更大。
※ 通过增加经费降低应税所得，可对多个税种同时产生节税效果。
常见问题
家事分摊如何确定？
将房租、水电费、通信费按业务使用比例分摊。请记录面积比、使用时间比等合理依据。
不满30万日元的设备可以一次性计入经费吗？
蓝色申报者可通过少额折旧资产特例，在取得时全额计入经费（每年合计至300万日元，有适用期限）。
收据要保管到什么时候？
账簿、收据等原则上需保存7年（部分为5年）。
参考来源、官方信息
本文基于以下官方信息编写。制度可能会修改，最新信息请在各官方网站确认。
- 国税厅 税务解答 No.2210 通俗易懂的必要经费知识（日文）
- 国税厅 所得税基本通达45-1、45-2（家事关联费・日文）
- 国税厅 关于住宅宿泊事业所产生所得的课税关系（地面面积比例×天数比例的计算示例・日文）
- 国税厅 税务解答 No.2100 折旧概述（日文）
- 国税厅 税务解答 No.2075 蓝色事业专职者工资与事业专职者扣除（日文）
- 国税厅 税务解答 No.6451 进项税额扣除（消费税）（日文）
※ 本文内容以提供信息为目的，并非税务、法务建议。个别税务判断请咨询主管税务署或税理士。
